Kesimpulan Tugas Tugas Sekretaris

Kesimpulan Tugas Tugas Sekretaris

Kesimpulan Tugas Tugas Sekretaris - Beberapa Pekerjaan Sekretaris. - Menurut Ernawati (2005 : 14), pekerjaan seseorang sekretaris yakni : 

1. Pekerjaan Rutin 

Pekerjaan teratur yaitu pekerjaan umum yang nyaris sehari-hari dihadapi, dikerjakan tanpa ada butuh menanti perintah spesial dari pimpinan atau tanpa ada menanti saat harusnya dikerjakan, sesuai sama job description-nya. 

Presentasi Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan

Pekerjaan teratur meliputi : 

a. Buka surat masuk untuk pimpinan. 

b. Membuat atau membikinkan surat untuk kebutuhan pimpinan (korespondensi). 

c. Terima tamu serta bertamu mewakili pimpinan. 

d. Terima telpon serta menelpon. 

e. Kerjakan Filling (Berkas). 

f. Mengatur jadwal aktivitas (agenda) pimpinan. 

g. Melindungi kebersihan serta kerapihan kantor untuk membuat kenyamanan kerja. 

h. Mempersiapkan pembuatan Laporan. 

i. Mengelola kas kecil (Petty Kontan). 

Jadi tiap-tiap sekretaris mesti dapat melakukan beberapa pekerjaan teratur tanpa ada diminta atau di instruksikan oleh pimpinanya. 

2. Pekerjaan insidental. 

Pekerjaan insidental yaitu pekerjaan yg tidak sehari-hari dihadapi oleh sekretaris, cuma juga akan dikerjakan jika ada instruksi spesial dari pimpinan. Pemberian pekerjaan spesial umumnya berdasar pada unsur keyakinan pimpinan pada sekretarisnya kalau ia dipandang dapat serta dapat dihandalkan untuk merampungkan satu pekerjaan spesifik. Mengenai aktivitas yang termasuk juga pekerjaan melakukan instruksi (beberapa pekerjaan) diantaranya : 

Menyiapkan rapat (dari mulai membuat daftar orang yang juga akan diundang, buat surat undangan, mengatur ruang rapat dan sediakan semua bahan yang diperlukan untuk rapat itu). 

Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya. 

Membuat makalah, pidato untuk pimpinan. 

Mengurusi problem dengan baik. 

Mendatangi perusahaan beda atau lembaga pemerintah untuk mencari info atau mengemukakan info. 

Mengurusi perjalanan dinas pimpinan (dari mulai pemesanan ticket, booking hotel, membuat agenda perjalanan pimpinanpada hingga catatan pengeluaran cost perjalanan dinas). 

Membuat surat-surat yang berbentuk rahasia. 

Supaya bisa melakukan pekerjaan insidental, sekretaris mulai melakukannya mesti betul-betul mengerti arti instruksi, bila kurang memahami baiknya ajukan pertanyaan, namun janganlah ajukan pertanyaan sangat mendetail serta janganlah bertanya bagaimana caranya melakukannya. 

3. Pekerjaan Kreatif. 

Pekerjaan kreatif yakni pekerjaan yg tidak termasuk juga teratur, namun atas gagasan sendiri tanpa ada disuruh atau tanpa ada diperintah oleh pimpinan, tetapi harus dikerjakan dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris mesti bisa mencari sendiri apa yang butuh ditanganinya seandainya untungkan perusahaan pada umumnya serta perusahaan dengan spesial. Lingkup pekerjaan kreatif tidak terbatas, seandainya tidak menyimpang atau berseberangan dengan pekerjaan yang ditangani pimpinannya. 

Sebagian contoh pekerjaan kreatif : 

a. Kirim bunga atau surat ucapan selamat pada rekanan pimpinan yang peroleh promosi jabatan. 

b. Buat kliping iklan atau artikel yang diperlukan perusahaan. 

c. Buat rencana kerja. 

d. Menyatukan brosur, price daftar dari beragam jenis pameran yang bermanfaat untuk perusahaan. 

e. Pelajari organisasi, ketentuan kerja, Product knowledge, budaya perusahaan. 

f. Meningkatkan diri dengan ikuti beragam jenis kursus, seminar maupun beberapa pelatihan ataupun 

pendidikan yang mendukung pekerjaan. 

Menurut cuplikan yang penulis kalau pekerjaan seseorang sekretaris bisa di kelompokkan kedalam 8 jenis yakni : 

1. Tugas-tugas rutin 

Yakni beberapa pekerjaan yang perlu ditangani sehari-hari tanpa ada membutuhkan perintah spesial, perhatian spesial atau pengawasan spesial. Umpamanya pekerjaan buka surat, terima tamu, menaruh surat/arsip, terima telepon, membuat serta buka jadwal pimpinan. 

2. Tugas-tugas khusus 

Yakni beberapa pekerjaan yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian dengan spesial dengan disuruhi gagasannya, pertimbangan serta pengalamannya. Pekerjaan itu diberi karna ada unsur keyakinan kalau sekretaris dapat menaruh kerahasiaan pekerjaan. Umpamanya mengonsep surat kesepakatan antar perusahaan dengan relasi, membuat surat-surat rahasia, membuat acara pertemuan usaha, pembelian hadiah atau cinderamata, membuat perjalanan usaha atau dinas pimpinan. 

3. Tugas-tugas istimewa 

Yakni beberapa pekerjaan yang menyangkut kepentingan pimpinan. Seperti membenarkan letak alat-alat catat pimpinan bersama peralatan yang dibutuhkan, melakukan tindakan jadi penghubung untuk melanjutkan info pada beberapa relasinya, mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi, menghadiri rapat-rapat dinas jadi pendamping pimpinan sepanjang membuat pertemuan usaha. 

4. Pekerjaan Resepsionis 

Yakni pekerjaan jadi penerima tamu. Seperti terima serta menjawab telepon dan mencatat pesan-pesan lewat telepon, terima tamu yang juga akan berjumpa dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, menyususn kerja keseharian pimpinan. 

5. Pekerjaan Keuangan 

Yakni pekerjaan mengelola keuangan. Seperti mengatasi masalah keuangan pimpinan dengan bank umpamanya penyampaian penyimpanan uang di bank, mengurusi kas kecil yakni mencatat serta sediakan dana untuk pengeluaran teratur keseharian yang jumlahnya relative kecil. 

6. Pekerjaan Sosial 

Yakni pekerjaan amal serta kemasyarakatan. Seperti mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor bersama pengurusan undangan, menyumbang untuk amal serta bakti sosial. 

7. Pekerjaan Insidental 

Yakni pekerjaan yang dikerjakan pada saat serta kondisi spesifik. Seperti mempersiapkan agenda rapat, mewakili pimpinan dalam beragam resepsi atau pertemuan, buat rangkuman dari berita atau karangan yang termuat dalam surat berita, majalah, brosur yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan. 

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting 

Yakni pekerjaan sekretaris dalam mengatur satu pertemuan usaha. Seperti saat serta tempat mesti di pastikan, minum dan makan disiapkan, siapkan kertas kerja, brosur serta alat catat, saat pertemuan sebaiknya di atur bebas dari acara-acara beda, jadwal pertemuan ditata dengan baik supaya pertemuan membawa kesan yang mengasyikkan, pastikan hari yang pas. 

Peranan sekretaris 

Sekretaris di perlukan pimpinan untuk menolong memperingan pekerjaan pimpinan terlebih dalam tugas-tugasnya yang berbentuk teratur serta operasional hingga pimpinan bisa berkonsentrasi dalam mengurusi beberapa pekerjaan manajerial. 

Menurut Ariska, (2005 : 5), pada intinya peranan sekretaris yaitu : 

1. Menolong memperingan beberapa pekerjaan pimpinan. 

Peranan menolong memperingan pekerjaan pimpinan bermakna sekretaris bukan sekedar dapat mengatasi beberapa pekerjaan teratur seperti menelepon atau mengetik, namun lebih dari itu. Sekretaris mesti dapat di ajak berpikir logis serta pintar berkomunikasi. 

2. Mengatasi info untuk pimpinan 

Peranan mengatasi info untuk pimpinan bermakna sekretaris harus juga senantiasa mencari tahu info mengenai beberapa momen atau beberapa hal yang berlangsung. Untuk kebutuhan itu jadi seseorang sekretaris mesti rajin membaca majalah, koran, mendengar radio atau berita di TV untuk di sampaikan pada pimpinan. 

3. Jadi jembatan penghubung. 

ungsi jadi jembatan penghubung bermakna sekretaris mesti membina serta pelihara hubungan baik dengan beragam pihak yang berkaitan dalam hubungan kerja dengan pimpinan.